1. Giai đoạn trước sự kiện (Pre-event)
Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định 80% thành công của sự kiện. Đơn vị giáo dục cần chuẩn bị:
- Mục tiêu & Ý tưởng: Xác định rõ thông điệp giáo dục, phong thái diễn giả và Key Visual chủ đạo.
- Địa điểm & Thời gian: Khảo sát địa điểm (sức chứa, ánh sáng cho quay phim, đường điện âm thanh).
- Kịch bản ghi hình (Media cue list): Phân công góc máy bắt trọn cảm xúc học viên và khoảnh khắc ấn tượng của diễn giả.
2. Trong sự kiện (In-event)
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa ekip sân khấu và media:
- Tổng duyệt (Rehearsal): Kiểm tra micro, slide và máy quay ít nhất 2 tiếng trước giờ G.
- Bắt khoảnh khắc: Chụp ảnh profile diễn giả, biểu cảm lắng nghe của học sinh/phụ huynh.
3. Sau sự kiện (Post-event)
Gửi thư cảm ơn, phát hành video recap highlight, biến 1 buổi workshop thành 20 clip ngắn đa nền tảng.